Xerox SmartSend Kasutusjuhend

SMARTsend

Käyttöopas

1

Xerox

®

SMARTsend

®

, versio 3

Käyttöopas

heinäkuu 2009

SMARTsend

Käyttöopas

2

Centre®, WorkCentre® Pro, DocuShare®, FlowPort ®, PaperWare ja SMARTsend ovat Xerox Corporationin tavaramerkkejä tai se

omistaa niiden käyttöoikeuden USA:ssa ja/tai muissa maissa.

DataGlyph ® on Palo Alto Research Center, Inc.:n tavaramerkki. Adobe ja Acrobat ovat Adobe Systems, Incorporatedin rekisteröity

tavaramerkki. IBM, Lotus, Domino ja Domino.Doc ovat IBM Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. NetWare on Novell, Inc.:n

rekisteröity tavaramerkki. Flash on Macromedia, Inc.:n tavaramerkki. Microsoft, Microsoft Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel,

Microsoft PowerPoint, Microsoft Internet Explorer, Exchange 2000, SharePoint ja Internet Information Services (IIS) ovat Microsoft

Corporationin rekisteröityjä tavaramerkkejä. Netscape Navigator on Netscape Communications Corporationin rekisteröity

tavaramerkki. WordPerfect on Corel Corporationin rekisteröity tavaramerkki. WorkSite on Interwoven, Inc.:n tavaramerkki.

Hummingbird DM on Hummingbird, Ltd:n tavaramerkki. Documentum on EMC Corporationin tavaramerkki.. LiveLink is Open Text

Corporationin rekisteröity tavaramerkki. FileNet® on FileNet Corporationin rekisteröity tavaramerkki USA:ssa ja/tai muissa maissa.

Xerox PDF Reader on Foxit Software Companyn kehittämä, http://www.foxitsoftware.com. "Aspose" on Aspose Pty Ltd:n

tavaramerkki.

Julkaisun versio: heinäkuu 2009

SMARTsend

Käyttöopas

3

Sisällys

1 Tervetuloa SMARTsendin pariin

Mitä tähän ohjelmistoon kuuluu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

Mitä uutta tähän ohjelmistoon kuuluu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Yleistä SMARTsendistä . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

SMARTsend-ohjeisto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SMARTsend Asennus- ja järjestelmänvalvontaopas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

SMARTsend Käyttöopas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Ohje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Pikaoppaat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Lueminut.txt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Asiakastuki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Puhelintuki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Internet-tuki . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1 Sivuston yleiskuvaus

Käyttäjän kotisivun avaaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Käyttäjän kotisivusta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Näin pääset alkuun. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Sähköpostiosoite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Luo PaperWare-kansilehti omaan sähköpostiin skannausta varten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Työnkulkumallit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Omat käyttäjätiedot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Lisää uudet käyttäjätiedot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Omat käyttäjätiedot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

Mukauttaminen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Vahvistuksen sähköpostiosoite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Sivuston asetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Asiakirjojeni määriteprofiilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

PaperWare-lomakkeesi skannausasetusten mukauttaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

3 Työnkulkumallit

Yleistä työnkulkumalleista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Työnkulkumallien hallinta. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Työnkulkutehtävät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Työnkulkumallien näyttö . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Tietoja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Työnkulkumallin lisäys. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Uuden työnkulkumallin luonti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Työnkulkumallin luonti nykyisestä mallista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27

Työnkulkumallin muokkaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Sisällys

SMARTsend

Käyttöopas

4

Työnkulkumallin poisto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Tiedoston määränpäät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Määränpäiden lisäys tai poisto työnkulkumallista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Uusien määränpäiden lisäys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Määränpäiden muokkaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Määränpäiden poisto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Määränpäiden käyttäjätietojen hallinta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34

Määränpään ominaisuudet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Asiakirjan nimi ja tyyppi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Asiakirjan nimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Asiakirjan tyyppi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49

Asiakirjan määritteet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Asiakirjan määriteprofiilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Asiakirjan määritekentät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Määritteen ominaisuudet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Määritteiden yhdistely . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Työnkulkumallin tallentaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Työn vahvistus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Mallin käyttöoikeudet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Työnkulun yhteenveto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Työnkulkumallin nimi ja kuvaus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Julkaisuasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

Alikansioiden luominen tarvittaessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

Esimerkkejä . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Esimerkki 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Esimerkki 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Totuustaulukko . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Liite A: Esimerkki Verkkokansio-työnkulkumallin luomisesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Liite B: Esimerkki sähköpostityönkulkumallin luomisesta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Liite C: Oman objektin määrittäminen SMARTsend-työnkulkumallissa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Liite D: LiveLink-luokan määrittäminen SMARTsend-työnkulkumallissa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

4 Työnkulkumallien julkaiseminen

Yleistä julkaisuista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Laitteen skannausmallit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

PaperWare-kansilehdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

Julkaiseminen Xerox-laitteeseen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Julkaisuasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Asiakirjan määritteet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Skannausprofiili . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Skannausprofiililien muokkaaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

Julkaiseminen PaperWare-kansilehdeksi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

PaperWare-kansilehden käyttäminen Internet-faksin kanssa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Julkaisuasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Määränpäät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Asiakirjan määritteet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Sisällys

SMARTsend

Käyttöopas

5

Skannausasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Julkaisujen tarkastelu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Julkaisutiedot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Laitteiden lisäys julkaisuun ja poisto julkaisusta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Työnkulkumallin julkaisujen poistaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Yksittäisten julkaisujen poistaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Kaikkien julkaisujen poistaminen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Asiakirjan tulostaminen säilöstä. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

5 Skannaus

Valmistelutoimet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102

Julkaisun vaikutus skannaukseen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .103

Skannaus laitteen skannausmallin avulla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104

Skannaus PaperWare-kansilehden avulla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Muokattavia asiakirjamääritteitä sisältävät työnkulkumallit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .105

Mukautetut PaperWare-skannausasetukset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106

Kansilehden nouto uudelleen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107

Asiakirjan skannaaminen säilöön. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108

Yleisiä ongelmia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .109

Hakemis

Sisällys

SMARTsend

Käyttöopas

6

SMARTsend

Käyttöopas

7

1

Tervetuloa SMARTsendin

pariin

Tässä luvussa kerrotaan Xerox SMARTsend -ohjelmistosta ja sen ohjeistosta sekä Xeroxin antamasta

asiakastuesta.

Luku sisältää seuraavaa:

• Mitä tähän ohjelmistoon kuuluu sivulla 8

• Mitä uutta tähän ohjelmistoon kuuluu sivulla 9

• Yleistä SMARTsendistä sivulla 10

• SMARTsend-ohjeisto sivulla 11

• Asiakastuki sivulla 13

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

8

Mitä tähän ohjelmistoon kuuluu

SMARTsendistä on saatavissa Standard- ja Professional Edition -versiot.

Kaikille versioille yhteistä

• Työnkulkumallien luonti. Nämä mallit ohjaavat paperioriginaalien skannausta, muuntoa ja kulkua

Xerox-laitteesta seuraaviin määränpäihin:

• DocuShare-palvelin

• Sähköpostiosoite

•FTP

• Microsoft SharePoint Portal Server 2003/2007

•Verkkokansio

•Etätulostin

• Ulkoinen sovellus

• Työnkulkumallien julkaisu ja hallinta

• SMARTsend-tietokannan (työnkulkumallit, käyttäjätiedot, käyttöasetukset, laitteen

konfigurointitiedot, yleiset asetukset) varmuuskopiointi ja palautus.

• Kaikkien laitteiden korjaus

• Mallien tuontiohjelma, jolla tuodaan CentreWare Verkkoskannauspalvelujen malleja

SMARTsendiin.

• Työlokin vientiohjelma, joka luo työlokista tekstitiedoston analyyseja ja raportteja varten.

Standard- ja Professional Edition -toimintoja

Kaikille versioille yhteisten määränpäiden lisäksi nämä versiot tukevat paperioriginaalien skannausta,

muuntoa ja kulkua seuraaviin määränpäihin:

•URL

• Netware-kansio

• Microsoft Exchange 2000 Web-kansio

• Microsoft SharePoint Portal Server 2001

• Domino

• Domino.Doc

Standard- ja Professional-version valinnaisia osia

• Documentumin versio 5.2:n tuki

• Hummingbirdin versio 5.1.0.5:n tuki

• Interwoven WorkSiten versio 8:n tuki

• LiveLinkin versio 9.5.0:n tuki

• TRIM Context Server 6.0:n tuki

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

9

Mitä uutta tähän ohjelmistoon kuuluu

• SMARTsend voidaan nyt asentaa Windows Vista -tietokoneeseen.

• SMARTsendin ohjattu asennustoiminto on uusittu ja sisältää nyt kielen valinnan, sarjanumeron ja

sen vahvistuksen, asiakasasetukset sekä tilanneilmaisimen jokaisen ikkunan alareunassa.

• Määritysten jälkeen järjestelmänvalvoja voi osana päivitystä tuoda varmuuskopiotietokannan

valitsemalla Käynnistä lopuksi palautustyökalu -valintaruudun.

• Järjestelmänvalvoja voi esiasentaa joko SQL Server 2005 tai SQL Server 2005 Express -ohjelman

tai hän voi asentaa SQL Server 2005 Expressin SMARTsend-asennuksen konfigurointiosion

yhteydessä.

• Käyttäjä voi päivittää version 1x tai 2x versioksi 3x tai version 3x versioksi 3x.

• Käyttäjä voi tarkastella saatavilla olevia oppaita Käynnistä-valikossa.

• SMARTsend tukee nyt seuraavia tiedostomuotoja: linearisoitu PDF, suojattu (salattu) PDF ja XPS.

Käyttäjä voi salata PDF-tiedoston ennen sen jakamista työmallin mukana.

• Käynnistä-valikkoon on lisätty Korjaa kaikki laitteet -työkalu, jonka avulla voidaan laiteasetukset

määrittää tai mallit luoda uudelleen.

• Nopeampien tuloksien ja helppokäyttöisyyden vuoksi työnkulkumallien hallintaikkuna on uusittu

niin, että nyt se sisältää muun muassa seuraavat ikkunat: julkaisujen luettelo,

järjestelmänvalvojan työnkulkumallit ja käyttäjätietojen hallinta.

• Työnkulkumallin laatijan lisäksi järjestelmänvalvojat voivat muokata työnkulkumalleja.

• Järjestelmänvalvonta-ikkunan Xerox-laitteiden hallinta -alueella on linkki laitteen web-

käyttöliittymään.

• Skannaus kotiin -työnkulkumallin Asetukset-alueella järjestelmä muistaa viimeksi istunnon aikana

valitut julkaisuasetukset.

• Julkaisumallit voidaan nyt jakaa Skannaus kotiin -työnkulkumallin Asetukset-alueella ja

järjestelmänvalvoja voi valita asiakirjoihin liitettävän jälkiliitteen.

• Järjestelmänvalvontaan on lisätty Lisäasetukset-sivu, jossa käyttäjät voivat tarvittaessa helposti

muuttaa välityspalvelinasetuksia.

• Jotta käyttäjän olisi helpompi löytää ja valita laite julkaistessaan työnkulkumallia

monitoimilaitteeseen, laitteesta annetaan nyt yksityiskohtaisempaa tietoa. Laitteita voidaan nyt

myös etsiä suodattamalla.

• Tähän versioon on lisätty valinnaisen TRIM-määränpään tuki.

• Seuraavia uusia laitteita tuetaan: WorkCentre 7655/7665/7675,

5632/5638/5645/5655/5675/5687,

7328/7335/7345 ja WorkCentre 4150s/4150x/4150xf

• Users can create workflows with macros in the filename Document Management field on the

multifunction device user interface.

• Tässä versiossa ei enää tueta Xerox TrueMatchia, jonka avulla käyttäjät pystyivät etsimään

asiakirjoja verkosta luomalla etsintämalleja.

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

10

Yleistä SMARTsendistä

SMARTsendissä yhdistyvät kahden Xerox-tuotteen — FlowPort™:n ja CentreWare™

Verkkoskannauspalvelujen — tehokkaat toiminnot. Microsoft .NET-ympäristöön tarkoitettu

SMARTsend-ohjelmisto toimii yhdessä uusien ja vanhojen monitoimilaitteiden sekä monien Xeroxin ja

muiden valmistajien Internet-faksilaitteiden kanssa.

Paperiasiakirjoja voidaan skannata ja muuntaa moneen erilaiseen digitaaliseen muotoon, kuten PDF,

XPS, JFIF/JPEG, TIFF ja monisivuinen TIFF. Skannattuja asiakirjoja voidaan myös muuntaa

muokattaviksi tiedostoiksi kuten Excel, Word, PowerPoint ja hakukelpoinen PDF. Näin saatuja

tiedostoja voidaan muokata, tallentaa ja jakaa yhteiskäyttöön. Järjestelmä sallii PDF:n salauksen

ennen jakelua. SMARTsend sallii myös käyttäjien lisätä kuvaavaa tietoa (kutsutaan metadataksi), joka

lähetetään skannattujen asiakirjojen mukana. Näiden monipuolisten toimintojen avulla voidaan

asiakirjoja helposti luokitella, etsiä ja noutaa.

Web-pohjainen sovellus

SMARTsend on web-pohjainen sovellus, joka ei edellytä erillisen asiakasohjelmiston käyttöä. Käyttäjät

voivat helposti luoda työnkulkumalleja, jotka määrittävät asiakirjan tyypin, jakelumääränpäät sekä

laitteet, joita käytetään SMARTsend-skannaustöiden lähettämiseen. Työnkulkumalli julkaistaan sitten

laitteessa käytettäväksi skannausmalliksi tai PaperWare-kansilehdeksi (Professional Edition).

Julkaistujen mallien avulla käyttäjän on helppo skannata asiakirja ja lähettää sitten tuloksena saatu

tiedosto eri määränpäihin, joita voi olla sähköpostiosoite, verkkokansio, FTP-kansio, etätulostin,

ulkoinen sovellus, URL-osoite, Domino- ja Domino.doc-säilö, Microsoft SharePoint Portal Server -säilö ja

Xerox DocuShare-säilö. Valinnaisia lisämääränpäitä kuten asiakirjanhallintasäilöjä voidaan lisätä

SMARTsendiin.

Käytön helppous

SMARTsend on suunniteltu helppokäyttöiseksi, monipuoliseksi ja turvalliseksi. Ohjatut toiminnot

avustavat käyttäjää monimutkaisissa tehtävissä. SMARTsendin sivuille saadaan myös ohjeita,

tilaviestejä ja opastusta. Käyttäjät voivat pyytää vahvistuksia sähköpostitse tai tulostettuna.

Järjestelmänvalvojat voivat luoda työlokeja käytön seurantaa varten. Turvallisuusasioissa SMARTsend

on kilpailijoitansa edellä tukemalla viimeisimpiä suojausprotokollia ja verkkosivujen suojausta. Lisäksi

avoimessa ja joustavassa .NET-käyttöympäristössä on eri ohjelmistoja helppo yhdistää toisiinsa. Ja

ominaisuuksia ja toimintoja on helppo lisätä sitä mukaa kun niitä on Xeroxilta saatavilla.

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

11

SMARTsend-ohjeisto

Monenlaisia ohjeita on saatavissa SMARTsendiä varten, mukaan lukien Adobe Acrobat PDF-muotoisia

tulostettavia oppaita. Ohjeisiin on linkkejä SMARTsendin kotisivuilla ja CD-levyllä. SMARTsend-

järjestelmänvalvojat voivat avata Lueminut-tiedoston ja Asennus- ja järjestelmänvalvontaoppaan

SMARTsend-tietokoneen käynnistysvalikosta.

Oppaiden lukemiseen ja tulostamiseen tarvitaan Adobe Acrobat Reader. Reader-ohjelma on

ladattavissa Adoben verkkosivuilta osoitteesta www.adobe.com.

SMARTsend Asennus- ja järjestelmänvalvontaopas

SMARTsend Asennus- ja järjestelmänvalvontaopas sisältää vaiheittain eteneviä ohjeita SMARTsend-

tietokoneen, asiakaskoneiden ja skannauslaitteiden asentamisesta ja konfiguroinnista.

Jos tarvitset ohjeita SMARTsend-laitelaajennusten asentamisesta, lataa Laitelaajennusten asennus- ja

järjestelmänvalvontaopas SMARTsendin ajurit ja ladattavat tiedostot -sivulta osoitteessa

www.xerox.com

SMARTsend Käyttöopas

SMARTsend Käyttöopas esittelee SMARTsendin uusille käyttäjille. Se sisältää yleisselostuksen kaikista

tärkeimmistä SMARTsend-sivuista ja -toiminnoista sekä vaiheittaiset ohjeet käyttäjän tehtävistä.

Ohje

SMARTsend sisältää monipuolisen Ohjeen. Jokaisen SMARTsend-sivun oikeassa yläkulmassa on linkki

Ohjeeseen.

Pikaoppaat

Ohjeistoon kuuluvat seuraavat pikaoppaat:

• Järjestelmänvalvojan pikaopas — sisältää järjestelmänvalvojalle tarkoitettuja asennus- ja

konfigurointiohjeita.

• Käyttäjän pikaopas — sisältää SMARTsend-käyttäjille tarkoitettua perustietoa ja ohjeita käytön

aloittamisesta.

Huom.: Järjestelmänvalvojan pikaopasta ei suositella ensimmäistä asennusta varten.

Ensimmäisen asennuksen yhteydessä tulisi käyttää Asennus- ja

järjestelmänvalvontaopasta.

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

12

Lueminut.txt

Lueminut.txt-tiedosto sisältää tietoja, jotka eivät olleet käytettävissä muun ohjeistoon kuuluvien osien

julkaisuhetkellä. Tiedosto on tarkoitettu lähinnä järjestelmänvalvojille ja löytyy seuraavista paikoista:

• SMARTsendin asennuksen jälkeen:

Jos käytössä on Windows 2000 -palvelin, napsauta Käynnistä > Ohjelmat > Xerox > SMARTsend

> Näytä Lueminut.txt.

TAI

Jos käytössä on Windows XP Professional -tietokone tai Windows Server 2003 -palvelin, napsauta

Käynnistä > Kaikki ohjelmat > Xerox > SMARTsend > Näytä Lueminut.txt.

• Aseta SMARTsend CD-levy levyasemaan. Napsauta LUEMINUT-linkkiä CD:n asennusohjelmassa.

• Napsauta Näytä Lueminut -painiketta asennuksen aikana.

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

13

Asiakastuki

Xeroxin asiakastukeen voidaan ottaa yhteyttä joko puhelimitse tai internetin välityksellä.

Puhelintuki

Jos tarvitset lisäopastusta, soita Xeroxin asiakastukeen. Ennen soittamista etsi SMARTsendin

sarjanumero napsauttamalla Tietoja-linkkiä minkä tahansa SMARTsend-sivun oikeassa yläkulmassa.

Kirjoita sarjanumero alla olevaan tilaan. Sitä tarvitaan pyydettäessä Xeroxilta teknistä tukea.

Xeroxin asiakastuen puhelinnumerot näkyvät alla. Jos oman maasi numeroa ei ole luettelossa, ota

yhteyttä Xeroxin paikalliseen edustajaan. Kirjoita tarvittaessa puhelinnumero alla olevaan tilaan.

Internet-tuki

Vihjeitä ja teknisiä tietoja on saatavissa Xeroxin verkkosivuilta osoitteesta www.xerox.com (Tuki ja

ajurit -linkki). Etsi tuotteesi ja avaa tukisivut. Luetelluissa julkaisuissa annetaan erityisohjeita, jotka

koskevat Xerox-tuotteiden käyttöä ja konfigurointia.

Xerox SMARTsendin sarjanumero

Huom.: SMARTsend mahdollistaa tietyn laitemäärän hallinnan. Voit selvittää laitemäärän

napsauttamalla Tietoja-linkkiä millä tahansa SMARTsend-sivulla ja etsimällä tuotteen

sarjanumeron. Sarjanumeroon liitetyt viimeiset numerot ilmoittavat laitteiden määrän.

SMARTsend Standard ja Professional Edition tukevat oletusarvoisesti viiden laitteen ja

SMARTsendin konfigurointia.

Xerox-asiakastuen puhelinnumerot

USA 800-821-2797

USA (TTY)

800-855-2880

KANADA 800-939-3769 (800-93-XEROX)

Tervetuloa SMARTsendin pariin

SMARTsend

Käyttöopas

14

SMARTsend

Käyttöopas

15

1

Sivuston yleiskuvaus

Tässä luvussa käsitellään käyttäjän kotisivua. Tarkoituksena on kuvata SMARTsend-sovelluksen

käyttöliittymä ja luoda tarvittava perusta myöhempien lukujen sisällölle.

Luku sisältää seuraavaa:

• Käyttöopas

• Näin pääset alkuun sivulla 18

• Työnkulkumallit sivulla 18

• Omat käyttäjätiedot sivulla 20

• Mukauttaminen sivulla 21

Sivuston yleiskuvaus

SMARTsend

Käyttöopas

16

Käyttäjän kotisivun avaaminen

SMARTsend on web-pohjainen sovellus. Käyttäjän kotisivu on sovelluksen aloitussivu, jonka kautta

päästään luomaan ja julkaisemaan työnkulkumalleja, hallitsemaan käyttäjätietoja ja määrittämään

omia asetuksia.

Seuraavia selainohjelmia tuetaan:

 Microsoft Internet Explorerin versio 5.5 tai uudempi. (Internet Explorerin käyttöä suositellaan.)

 Netscapen versio 7.2 tai uudempi.

 Mozillan versio 1.7 tai uudempi.

 Mozilla FireFoxin versio 1.0.6 tai uudempi.

Käyttäjän kotisivu avataan näin:

1. Avaa selain.

2. Anna seuraava URL-osoite:

http://[tietokoneen nimi]/SMARTsend

jossa tietokoneen nimi on SMARTsend-tietokoneen nimi. Pyydä nimi tarvittaessa SMARTsend-

järjestelmänvalvojalta.

3. Paina Enter-näppäintä.

4. Saatat saada kehotteen antaa käyttäjänimesi ja salasanasi. Anna SMARTsend-käyttäjänimesi ja

salasanasi ja valitse OK.

5. SMARTsendin Tervetuloa-näyttö avautuu. Valitse Avaa SMARTsend napsauttamalla tässä.

6. Käyttäjän kotisivu tulee näkyviin. Pidä mielessä, että sivun alareuna ei näy kaikissa näytöissä.

Vieritä sivun alareuna esiin ikkunan oikeassa reunassa olevan vierityspalkin avulla. Jos muutat

asetuksia sivulla, tallenna ne napsauttamalla Tallenna- tai Tallenna nimellä -painiketta sivun

alareunassa.

Huom.: Jos Internet-yhteydessä on käytössä välityspalvelin, se on ehkä ohitettava, jotta

yhteys SMARTsendiin onnistuu. Tämä voidaan tehdä määrittämällä välityspalvelimen

ohitus kaikille paikallisille osoitteille tai lisäämällä SMARTsend-tietokoneen IP-osoite ja

täydellinen isäntänimi välityspalvelimen poikkeusluetteloon. Pyydä tarvittaessa lisätietoja

järjestelmänvalvojalta.

Huom.: Ponnahdusikkunoiden esto-ohjelma saattaa häiritä joitakin SMARTsendin ikkunoita.

SMARTsendin URL-osoite onkin syytä lisätä esto-ohjelman poikkeusluetteloon. Pyydä

tarvittaessa lisätietoja järjestelmänvalvojalta.

Sivuston yleiskuvaus

SMARTsend

Käyttöopas

17

Käyttäjän kotisivusta

Käyttäjän kotisivulla näytetään käyttäjä, mihin tietokoneeseen käyttäjä on kirjautunut ja missä

sovelluksen käyttöliittymän osassa käyttäjä parhaillaan on.

Taulukko 1-1: Käyttäjän kotisivu (yläosa)

• Navigointipolku – tässä näkyvät parhaillaan avoinna oleva sivu sekä linkkipolku sivuista, joiden

kautta sivulle on päädytty. Esimerkiksi työnkulkumallia lisättäessä tässä näkyy polku Kotisivu >>

Työnkulkumallien hallinta >> Lisää uusi työnkulkumalli. Pidä mielessä, että tämä polku toimii

myös linkkinä kullekin sivulle. Napsauta sen sivun linkkiä, jolle haluat siirtyä.

• Tietokoneen/käyttäjän nimi – tässä näkyvät SMARTsend-tietokoneen nimi ja kirjautuneen

käyttäjän nimi.

Huom.: Monia SMARTsend-sivuja voi olla tarpeen vierittää, jotta mahdolliset sivun

alareunan painikkeet ja virheilmoitukset näkyisivät.

Navigointipolku

Tietokoneen/käyttäjän nimi

Sivuston yleiskuvaus

SMARTsend

Käyttöopas

18

Näin pääset alkuun

Käyttäjän kotisivun vasen puoli eli Näin pääset alkuun -osa osoittaa sovelluksen tilan.

Seuraavia kuvakkeita käytetään osoittamaan sovelluksen tai työvaiheen tila:

työvaihe on kesken tai sovellus ei ole käyttövalmis.

työvaihe on ehkä vielä kesken.

työvaihe on valmis tai sovellus on käyttövalmis.

Sähköpostiosoite

Ennen työnkulkumallien ja käyttäjätietojen hallintaa on annettava sähköpostiosoite. Sitä käytetään

sähköpostivahvistuksiin sekä määränpäänä Oma sähköposti -työnkulkumallissa, joka sisältyy

SMARTsendin asennukseen. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja napsauta Tallenna.

Luo PaperWare-kansilehti omaan sähköpostiin skannausta varten

Professional Edition

Vaikka Oma sähköposti -työnkulkumalli kuuluu SMARTsendin asennukseen, se on kuitenkin julkaistava

ennen käyttöä. Tämän voi tehdä esimerkiksi luomalla PaperWare-kansilehden. Tämän linkin avulla voit

luoda kansilehden Oma sähköposti -työnkulkumallia varten. Lisätietoja on Luvussa 4, Työnkulkumallien

julkaiseminen.

Oma sähköposti -työnkulkumallilla määritetään, että skannattu asiakirja lähetetään automaattisesti

sähköpostitse skannaustyön lähettäjälle. Skannaustyön lähettäjä on PaperWare-kansilehden omistaja

tai henkilö, joka on kirjautuneena Xerox-laitteeseen. Silloin kun laite edellyttää käyttäjän tunnistusta,

skannaustyön tulos lähetetään aina laitteeseen kirjautuneelle henkilölle.

Työnkulkumallit

Lisää uusi työnkulkumalli

Kaikki käyttäjät voivat luoda uusia työnkulkumalleja. Lisää uusi -linkki käynnistää ohjatun toiminnon,

joka opastaa käyttäjää vaihe vaiheelta. Vaiheita ovat asiakirjan määränpäiden ja määritteiden sekä

työnkulkumallin asetusten määritys. Katso Työnkulkumallin lisäys sivulla 3-27, jos haluat lisätietoja

aiheesta.

Sivuston yleiskuvaus

SMARTsend

Käyttöopas

19

Omat työnkulkumallit

Tämä linkki käynnistää työnkulkumallien editorin, jolla voidaan hallita itse luotuja työnkulkumalleja ja

julkaisuja. Editorissa voi tarkastaa, lisätä, muokata, poistaa tai julkaista työnkulkumalleja sekä

tarkastella ja poistaa julkaisuja. Lisätietoja työnkulkumallien editorista on Luvussa 3, Työnkulkumallit.

Näytä kaikki työnkulkumallit

Tämä linkki käynnistää työnkulkumallien hallinnan, jonka avulla voi tarkastella kaikkia yleisiä

työnkulkumalleja ja omia yksityisiä malleja. Sivun vasemmalla puolella näkyvät tehtävät vaihtelevat

sen mukaan, mikä työnkulkumalli on valittu oikealla olevasta luettelosta. Lisätietoja työnkulkumallien

hallinnasta on Luvussa 3, Työnkulkumallit.

Sivuston yleiskuvaus

SMARTsend

Käyttöopas

20

Omat käyttäjätiedot

Käyttäjätietoja tarvitaan aina, kun määränpää edellyttää niitä skannattujen asiakirjojen

tallentamiseen. Tällaisia määränpäitä ovat esimerkiksi DocuShare, Domino, Microsoft Exchange, FTP,

NetWare-kansio, verkkokansio ja Microsoft SharePoint. Omat käyttäjätiedot -alueella voi lisätä ja

muokata käyttäjätietoja (käyttäjän kirjautumisnimi ja salasana) asiakirjojen skannausmääränpäitä

varten.

Lisää uudet käyttäjätiedot

Kun lisäät uuden työnkulkumallin, sovellus kehottaa antamaan käyttäjätiedot uusia määränpäitä

varten. Katso Työnkulkumallin lisäys sivulla 3-27. Voit lisätä uusien määränpäiden käyttäjätietoja myös

käyttäjän kotisivun Lisää uudet käyttäjätiedot -linkin avulla. Lisätietoja on kohdassa Määränpäiden

käyttäjätietojen hallinta sivulla 34.

Omat käyttäjätiedot

Kun jo määritetyn määränpään käyttäjätiedot ovat muuttuneet, muutos on tehtävä myös

SMARTsend-tietokoneeseen. Muutoin työnkulkumallia käyttävät skannaustyöt epäonnistuvat. Voit

hallita määränpäiden käyttäjätietoja Omat käyttäjätiedot -linkin avulla. Lisätietoja käyttäjätietojen

muuttamisesta ja poistamisesta on kohdassa Määränpäiden käyttäjätietojen hallinta sivulla 34.

Leht laadib ...

Xerox SmartSend Kasutusjuhend

Xerox SmartSend Kasutusjuhend

Seotud paberid